Verpackungsbeschaffung digitalisieren
Bei einer Transportverpackung entfallen nur 20 Prozent der Kosten auf das Material, 80 Prozent hingegen auf den Prozess, so besagt es eine Faustformel . Der Löwenanteil der Aufwendungen wird durch Lagerhaltung, Logistik, Retouren, Entsorgung und eben auch die Beschaffung verursacht. Manuelle Bestellprozesse sind zeitaufwändig und zudem fehleranfällig. Unternehmen sollten daher auf digitale Lösungen setzen, die weniger Zeit benötigen und Irrtümer vermeiden.
E-Procurement für Verpackungen
Das E-Procurement (elektronische Beschaffung) funktioniert über ein an das Warenwirtschaftssystem des Kunden angedocktes Software-Modul für die eigenständige Bestellung von Verpackungen durch die Beschaffungsstellen. Vorab vereinbaren der Kunde und Antalis Verpackungen einen Warenkatalog mit Preisen und Volumina für die Gültigkeitsdauer von einem halben Jahr oder einem Jahr, welcher elektronisch (per BMEcat oder OCI) zur Verfügung gestellt wird. Der Zentraleinkauf teilt den einzelnen Beschaffungsstellen Kontingente zu, innerhalb derer sie selbstständig bestellen können.
Die Vorteile des E-Procurement sind eine Entlastung des Zentraleinkaufs, die völlige Kontrolle über Kosten und Bestellvolumina sowie ein vereinfachter Prozess für die Beschaffungsstellen.
Der Webshop als E-Procurement „light“
Ein E-Procurement für Verpackungen in abgespeckter Version kann über einen individualisierten Zugang zum Antalis Verpackungen Webshop erfolgen. Dort wird ein definierter Warenkatalog mit spezifisch vereinbarten Preisen eingestellt und der Zentraleinkauf des Kunden erhält Administratorrechte, um den Beschaffungsstellen Zugangsdaten und Limits zuzuweisen. Die Artikelverfügbarkeit wird im Shop direkt angezeigt und die Beschaffungsstellen profitieren von einer schnellen und einfachen Abwicklung.
EDI für optimierte Verpackungsbestellprozesse
EDI (Electronic Data Interchange) meint den elektronischen Austausch von Geschäftsbelegen zwischen zwei ERP-Systemen oder zwischen einem ERP- und einem Shopsystem. Das funktioniert wie folgt: Der Kunde stellt in seinem ERP-System für den Lieferanten Antalis Verpackungen den Versand bestimmter Belegarten auf EDI um. Sobald eine Verpackungsbestellung gesendet wird, werden die Belegdaten in ein übertragbares EDI-Format übersetzt und auf dem vereinbarten Zustellweg (z. B. E-Mail, FTP, OFTP) übertragen. Unser ERP-System empfängt den elektronischen Beleg und liest die Daten automatisch ein. Die Vorteile dieser digitalen Lösung liegen auf der Hand. Neben der sekundenschnellen Übertragung wird die zeitaufwändige und fehleranfällige manuelle Erfassung im ERP-System vermieden. Darüber hinaus ist das Vorgehen umweltfreundlich, weil keine Belege gedruckt und physisch versandt werden müssen.
Jedes ERP-System hat seine eigenen Bezeichnungen für die Felder in den Belegen und ein eigenes Format für die Speicherung. Normungen beziehen sich nur auf die Form der Datenübertragung. Daher ist jeweils ein Mapping, das heißt eine „Übersetzung“ zwischen dem ERP-Format und dem EDI-Format des Beleges erforderlich, die für jeden Beleg und jeden dort enthaltenen Wert definiert werden muss.
ZUGFeRD als einfachere Alternative
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein pdf-Format zum vereinfachten elektronischen Austausch von Rechnungen, das maschinenlesbar und in Klarschrift auch für Menschen lesbar ist. Zur Nutzung benötigen die ERP-Systeme der Kunden lediglich ein ZUGFeRD-Modul, ohne dass ein zusätzliches Mapping erforderlich ist. Der Versand erfolgt per E-Mail und die Rechnung muss auf Empfängerseite nicht manuell eingegeben werden, denn die Daten gelangen automatisch ins ERP System und müssen lediglich geprüft und freigegeben werden. Vorteilhaft sind die schnelle Implementierung innerhalb von ein bis zwei Wochen und die Archivierbarkeit der nicht veränderbaren Dateien gemäß GoDB. Außerdem entfallen das Ausdrucken und das Versenden der Belege.
Anzahl der Bestellvorgänge als Kriterium
Unternehmen können durch E-Procurement, EDI und ZUGFeRD ihre Verpackungsbeschaffung verschlanken, Abläufe optimieren und automatisieren und die Kontrolle über Kosten und Bestellvolumina erhalten. Welches dieser Systeme das richtige für Sie ist, hängt stark von den individuellen Zielen, aber auch von der Anzahl der Bestellvorgänge ab. E-Procurement lässt sich einfach implementieren, setzt jedoch ein System wie BMEcat oder OCI beim Kunden voraus. Alternativ können viele Vorteile von E-Procurement mit Hilfe unseres Webshops [https://shop.antalis-verpackungen.de/business/home.htm] realisiert werden (E-Procurement „light“). EDI empfiehlt sich erst ab einer bestimmten Anzahl monatlicher Bestellvorgänge (Richtwert mehr als 30), weil das System sowohl mit Kosten als auch mit IT-seitigen Umstellungen verbunden ist. ZUGFeRD hingegen lässt sich meist ohne großen Aufwand und besondere Systemvoraussetzungen implementieren.
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